Gestion de documents
Un outil stratégique pour l’entreprise
La gestion de documents consiste à organiser efficacement et à contrôler systématiquement tous les documents et données dont a besoin une entreprise dans le cadre de ses activités. Malheureusement, dans encore beaucoup trop d’entreprises, les documents essentiels pour le bon fonctionnement (propositions commerciales, contrats, comptes-rendus, accords, etc.) ne sont pas organisés comme il le faut et ne sont donc pas facilement accessibles pour une utilisation efficace ; ce qui nuit de façon significative aux performances des organisations.
La gestion de documents vient apporter une solution efficace à ce problème en mettant en œuvre les systèmes et les processus adéquats pour l’acquisition, le traitement, le stockage, la diffusion, et même la destruction si nécessaire, de ces différents documents. Répondant aux nouvelles exigences imposées par l’informatisation et les nouvelles technologies, cette gestion prend aujourd’hui la forme de systèmes informatisés permettant d’organiser et de gérer les documents et les informations au sein de l’entreprise. On parle alors de Gestion Électronique de Documents, ou GED, acronyme également utilisé pour désigner les solutions applicatives développées à cette fin.
Aujourd’hui, la GED permet ainsi d’améliorer la productivité des entreprises en :
- Réduisant les dépenses liées à l’utilisation du papier, grâce notamment à la numérisation de masse
- Permettant un gain important de temps, grâce aux processus de classement automatique et aux moteurs de recherche intégrés dans les solutions proposées
- Optimisant l’espace au sein de l’entreprise
- Facilitant la communication et la transmission rapide des documents entre les collaborateurs, ainsi qu’entre l’entreprise et ses partenaires.
C’est donc un outil stratégique indispensable pour la rentabilité des entreprises actuelles.
Procol, près de 30 ans d’expertise dans la gestion de documents
Fort de longues années d’expérience dans le développement de solutions de gestion électronique des documents, Procol propose aujourd’hui aux entreprises, des systèmes efficaces, multifonctionnels et évolutifs. Assurant aussi bien le traitement des images que de leurs contenus, nos systèmes de Gestion Électronique de Documents permettent d’automatiser la numérisation, le classement, l’archivage et le partage de tous les types et formats de documents de votre entreprise. Intuitifs et flexibles, ils intègrent également de nombreuses fonctionnalités afin de répondre efficacement à d’éventuelles évolutions des besoins de votre structure.