Si l’on s’entend tous sur l’importance de la gestion informatique des documents pour l’organisation et les performances des entreprises d’aujourd’hui, il est nécessaire de garder à l’esprit que le recours à cette méthodologie et à ses différents outils nécessite le respect de certaines règles essentielles pour l’obtention de résultats optimaux. Dans cet article, nous aborderons les erreurs, encore trop fréquentes malheureusement, que tout dirigeant de PME doit éviter dans le cadre de la mise en place et du fonctionnement quotidien d’un système de GED dans son entreprise. Pour chacune de ces erreurs, nous vous proposons également les pratiques recommandées, de façon à vous permettre de prendre les mesures appropriées au besoin.
1ère erreur : Ne pas impliquer les utilisateurs
Que ce soit dans le choix du système de GED ou dans l’adaptation de son fonctionnement aux spécificités de votre PME, la non-implication de vos collaborateurs qui seront amenés à l’utiliser est sans doute la plus grosse erreur que vous puissiez commettre. En effet, s’ils ne sont pas informés du projet dès le départ, il y a de fortes chances que la nouveauté introduite ne reçoive pas l’accueil escompté, et que leur adhésion ne soit pas systématique. Beaucoup peuvent même y voir des contraintes supplémentaires, plutôt qu’une façon de faciliter leur travail et d’améliorer leur productivité quotidienne.
Afin d’éviter ces écueils qui ne sont pas de nature à garantir une bonne gestion informatique des documents, il est indispensable d’impliquer les futurs utilisateurs dès le démarrage du projet et de définir le cahier des charges de façon à ce qu’il tienne compte des besoins spécifiques exprimés par chaque service. Par ailleurs, n’oubliez pas de prévoir une formation et un temps d’appropriation des procédures du système mis en place.
2ème erreur : Ne pas prendre en compte l’organisation de l’entreprise
Le système de GED auquel vous recourez doit pouvoir s’adapter aux spécificités organisationnelles de votre entreprise. La bonne gestion des droits d’accès aux différents types de documents en dépend. Dans ce cadre, il est recommandé de mettre en place un système de groupes qui vous permettra de gérer efficacement les permissions ; chaque collaborateur pouvant intervenir dans un ou plusieurs de ces groupes groupes. De façon concrète, il s’agit d’attribuer des droits sur les documents auxquels chacun de vos collaborateurs peut avoir accès selon les groupes dans lesquels il intervient du fait de ses fonctions.
3ème erreur : Utiliser différents systèmes de gestion informatique des documents au sein de la même entité
Recourir à différents systèmes de GED au sein d’une même entreprise, de taille moyenne qui plus est, entraînera à coup sûr des problèmes de duplication et d’accès à la base de documents. Tous les services de votre entreprise doivent donc impérativement utiliser le même système de GED, avec une même base de documents. L’objectif est en effet de structurer le système de façon homogène en définissant des procédures uniformes, régies par un seul et même système de permissions.
4ème erreur : Ne pas prendre le temps de bien tester le système
Avant son déploiement et sa mise en production officielle, le système de gestion informatique des documents que vous avez choisi doit impérativement faire l’objet de plusieurs tests intensifs afin d’éviter de futurs dysfonctionnements qui pourraient avoir des conséquences désastreuses. Imposer un système dont vous n’êtes pas sûr de l’efficacité est en effet le meilleur moyen de rater complètement votre transition et de perdre l’adhésion de vos collaborateurs, les plus sceptiques en premier.
Dans ce cadre, l’une des activités qui doit particulièrement retenir votre attention est la numérisation. Étape clé de la gestion informatique des documents, la numérisation doit en effet pouvoir s’effectuer de façon simple et rapide afin de rendre accessibles à temps, les différents documents dans le système. Dans le cas contraire, l’efficacité et même le bien-fondé de votre processus de gestion documentaire seront remis en cause.
De façon générale, ce sont là les principales erreurs que commettent les dirigeants d’entreprise dans le cadre de l’intégration et du fonctionnement d’un système de gestion informatique des documents. Éviter de les commettre est donc essentiel pour la performance de votre organisation. Dans ce cadre, n’hésitez pas à demander l’expertise et l’accompagnement de professionnels en la matière. Procol vous offre dans ce cadre, un accompagnement technique complet grâce à diverses solutions efficaces pouvant se connecter à vos applications existantes afin d’intégrer la GED à vos processus d’affaires.