Une entreprise est constituée d’équipes qui travaillent en interagissant, et son bon fonctionnement passe notamment par l’optimisation de la synergie entre ses services. Afin d’y parvenir, chaque organisation doit se doter de solutions adaptées qui facilitent la communication, l’échange et la collaboration entre les services, et permettent de tirer le meilleur parti des talents et des compétences complémentaires qui sont à son service.
Obtenir des outils technologiques facilitateurs
Lorsque plusieurs services d’une entreprise travaillent avec les mêmes données, centraliser les données grâce à des outils technologiques va permettre de stocker toutes les données pour générer un suivi et une information en temps réel au sein d’une société. Cette nouvelle transparence entre plusieurs services permet alors de créer une nouvelle synergie autour des objectifs établis. Outils de gestion de données, mais aussi outils de gestion de processus d’affaires ou de gestion de documents, une transformation digitale permet de rendre une entreprise plus efficace et plus rentable en matière de temps et d’argent.
Homogénéiser la gestion électronique de documents
Lorsqu’aucune politique claire n’est définie en matière de sauvegarde de documents ou de méthodes de classement, les services, voire même les collaborateurs créent chacun des documents de leurs côtés et classent les données selon des critères personnels. Les documents sont difficilement accessibles par manque de clarté, les recherches prennent un temps inutile, et les échanges sont limités, ce qui constitue une entrave à la bonne synergie entre les services.
Les logiciels dédiés à la gestion électronique complète de documents permettent :
- de numériser les documents même à distance
- de les classer automatiquement grâce à une technologie de reconnaissance optique
- de les placer dans les dossiers pertinents réduisant ainsi les erreurs et les pertes de temps
- d’accéder à tout moment à des documents numérisés, avec la possibilité de les modifier. Les outils de consultation intelligente offrent la possibilité d’accéder aux documents depuis internet ou directement sur différents appareils, notamment sur les tablettes et les téléphones intelligents, ce qui permet aux services distants et aux collaborateurs en déplacement de pouvoir consulter et modifier en tout temps des documents.
Automatiser les processus d’affaires
Il existe des solutions sur mesure conçues pour automatiser les processus d’affaires et améliorer les échanges entre les services.
- certains outils offrent la possibilité de numériser des documents depuis des appareils dédiés ou multifonctions, sur un réseau, un serveur ou encore sur le Web et par conséquent de travailler depuis partout et notamment des services distants.
- les solutions permettant d’accéder à diverses applications et bases de données externes facilitent les échanges d’informations et la mise en place de traitements spécifiques.
Généraliser l’utilisation des outils collaboratifs
Les solutions de gestion de processus d’affaires permettent aux collaborateurs de communiquer et de travailler comme s’ils se trouvaient en plateau ouvert :
- tous les utilisateurs autorisés ont constamment accès à l’historique des interventions. Ils peuvent visualiser les actions terminées et suivre les interventions en cours en temps réel.
- grâce aux évolutions de ces solutions, les collaborateurs pourront bientôt solliciter leurs collègues pour la réalisation de tâches spécifiques, et ce même depuis leurs périphériques mobiles
Optimiser la synergie des services d’une entreprise contribue sans conteste à améliorer la compétitivité des organisations. Les outils modernes, souples et intelligents permettent une communication et des échanges meilleurs, un gain de temps grâce à une organisation pertinente des documents et l’automatisation de tâches. Agissant comme de véritables catalyseurs d’énergies, ils décuplent l’efficacité et la créativité des collaborateurs et permettent de lier les différentes personnalités pour réussir une collaboration de qualité.